Politique de confidentialité

Version en vigueur au 1er juillet 2026

1. Responsable du traitement

La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs du site internet de Sud Ouest Digital sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, utilisées, conservées et protégées. Le RGPD impose une information concise, transparente, compréhensible et aisément accessible sur ces traitements.

Le responsable du traitement est :

Sud Ouest Digital

2. Données personnelles concernées

Sud Ouest Digital peut être amenée à collecter les catégories de données suivantes lorsque vous utilisez le site, remplissez un formulaire, prenez contact avec l’agence ou devenez client :

• données d’identification : nom, prénom ;
• données professionnelles : entreprise, fonction, secteur d’activité ;
• données de contact : adresse e-mail, numéro de téléphone, ville, département ;
• données relatives au projet : besoin exprimé, budget indicatif, contenu du message, informations communiquées volontairement ;
• données de gestion commerciale et contractuelle : devis, commandes, échanges, facturation ;
• données techniques de connexion et de navigation : adresse IP, logs techniques, informations de sécurité, données liées aux cookies et traceurs selon les paramétrages du site. Les informations à fournir doivent notamment porter sur les finalités poursuivies, les destinataires, la durée de conservation et les droits des personnes.

Sud Ouest Digital ne collecte pas intentionnellement de données dites sensibles via son site, sauf si l’utilisateur choisit lui-même d’en transmettre dans le cadre de son message. Il est demandé de ne transmettre que les informations strictement nécessaires à la demande. Le principe applicable est celui de la limitation à ce qui est nécessaire à la finalité poursuivie.

3. Finalités des traitements et bases légales

Les données personnelles collectées sont utilisées pour :

• répondre aux demandes envoyées via le formulaire de contact, par téléphone ou par e-mail ;
• recontacter la personne dans le cadre d’une demande de devis, d’un besoin d’information ou d’un projet ;
• préparer, établir et suivre une proposition commerciale ;
• exécuter les prestations commandées ;
• assurer le suivi administratif, commercial et contractuel de la relation ;
• gérer la facturation, la comptabilité et les obligations légales ;
• sécuriser le site, prévenir les abus, conserver des journaux techniques et assurer la continuité de service ;
• gérer les cookies et traceurs selon les choix exprimés par l’utilisateur. Le RGPD exige que la personne soit informée des finalités du traitement et de la base juridique retenue ; les droits des personnes doivent aussi pouvoir être exercés concrètement.

Selon les cas, les traitements reposent sur les bases légales suivantes :

• mesures précontractuelles lorsque vous demandez un devis ou sollicitez l’agence avant conclusion d’un contrat ;
• exécution du contrat lorsque vous devenez client ;
• obligation légale pour la conservation des pièces comptables, factures et obligations administratives ;
• intérêt légitime pour la sécurisation du site, la gestion des demandes et le bon fonctionnement technique ;
• consentement lorsqu’il est requis, notamment pour certains cookies et traceurs non strictement nécessaires. Les traitements doivent reposer sur une base légale identifiable, et le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et résulter d’une démarche active.

4. Destinataires des données

Les données collectées sont destinées uniquement aux personnes habilitées chez Sud Ouest Digital, dans la limite de ce qui est nécessaire au traitement de votre demande ou à l’exécution des prestations.

Elles peuvent également être transmises, dans la stricte limite de leurs missions, à des sous-traitants ou prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du site ou des services, notamment :

• l’hébergeur du site : Hostinger ;
• les prestataires techniques liés aux formulaires, à la messagerie, à la maintenance, à la sécurité ou au support ;
• les outils publicitaires, analytiques ou réseaux sociaux, lorsqu’ils sont activés dans le cadre des services ou avec votre consentement lorsque celui-ci est requis. Le recours à des sous-traitants doit être encadré contractuellement et ceux-ci doivent notamment aider le responsable de traitement à garantir la sécurité et l’exercice des droits des personnes.

Les données peuvent enfin être transmises aux autorités administratives, judiciaires ou organismes légalement habilités lorsque la loi l’exige.

5. Durées de conservation

Sud Ouest Digital conserve les données pour une durée proportionnée à la finalité poursuivie. La CNIL rappelle que les données ne doivent pas être conservées au-delà de la durée nécessaire à l’objectif ayant justifié leur collecte, sous réserve des obligations légales ou d’un intérêt administratif comme la gestion d’un contentieux.

À ce titre, les durées suivantes sont appliquées :

• demandes de contact, demandes de devis et prospects : jusqu’à 3 ans à compter du dernier contact émanant de la personne, lorsqu’aucune relation contractuelle n’est conclue ;
• données de clients utilisées à des fins de prospection commerciale : pendant la relation commerciale puis jusqu’à 3 ans à compter de sa fin ;
• données liées à l’opposition à la prospection : conservation minimale de 3 ans afin de respecter durablement ce choix ;
• factures, pièces comptables et justificatifs comptables : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice ;
• contrats conclus dans le cadre de la relation commerciale et correspondances commerciales : 5 ans. Ces durées correspondent aux recommandations de la CNIL pour la gestion commerciale et aux obligations légales françaises de conservation applicables aux documents comptables et commerciaux.

Lorsque la conservation n’est plus nécessaire, les données sont supprimées ou archivées de manière sécurisée lorsque la loi l’impose ou lorsqu’un intérêt légitime subsiste, par exemple pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

6. Cookies et traceurs

Le site peut utiliser des cookies et autres traceurs. Certains sont strictement nécessaires au fonctionnement du site ou à la fourniture d’un service expressément demandé par l’utilisateur ; d’autres nécessitent le recueil préalable de votre consentement. La CNIL rappelle que, sauf exception, le consentement doit être recueilli avant le dépôt ou la lecture de certains cookies, tandis que les traceurs strictement nécessaires peuvent être exemptés.

Lorsque le consentement est requis, vous pouvez l’accepter, le refuser ou le retirer selon les mécanismes prévus sur le site. Vos choix doivent être respectés. Pour plus de détails sur les cookies utilisés, leur finalité et leur durée, il convient de consulter la page dédiée à la politique de cookies du site.

7. Transferts de données hors Union européenne

Dans le cadre de certains outils techniques ou services tiers, des données peuvent être traitées ou rendues accessibles en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen. Dans ce cas, ces transferts doivent être encadrés de manière à garantir un niveau de protection suffisant, notamment via une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types ou tout autre mécanisme reconnu par le RGPD.

Lorsque de tels transferts existent effectivement pour le site ou les outils exploités, Sud Ouest Digital veille à s’appuyer sur les garanties appropriées communiquées par ses prestataires.

8. Sécurité des données

Sud Ouest Digital met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin d’assurer un niveau de sécurité approprié au regard de la nature des données traitées et des risques présentés par les traitements. Les sous-traitants doivent eux aussi assurer un niveau de sécurité suffisant.

Malgré ces précautions, aucun système n’étant totalement exempt de risque, l’utilisateur est invité à ne transmettre que les informations strictement nécessaires et à rester vigilant dans l’usage de ses propres accès.

9. Vos droits

Conformément au RGPD et à la réglementation applicable, vous disposez notamment des droits suivants sur vos données personnelles :

• droit d’accès ;
• droit de rectification ;
• droit à l’effacement ;
• droit d’opposition ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à la portabilité, lorsque les conditions sont réunies ;
• droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL. La CNIL rappelle que les personnes concernées disposent de droits leur permettant de garder la maîtrise de leurs données, notamment l’accès, la rectification, l’opposition, la limitation et la portabilité.

Le droit d’opposition s’exerce notamment lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime ou lorsqu’il s’agit de prospection. Le droit à la portabilité permet de recevoir certaines données fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

10. Exercice de vos droits

Vous pouvez exercer vos droits à tout moment en écrivant à :

Sud Ouest Digital
81 boulevard Pierre 1er
33110 Bordeaux

ou par e-mail à : robin.lombart@sudouestdigital.com

Votre demande doit préciser l’objet de votre démarche et, si nécessaire, les éléments permettant de vous identifier. En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, un justificatif d’identité pourra être demandé de manière proportionnée. Le responsable du traitement doit répondre dans un délai maximal d’un mois, pouvant être prolongé de deux mois en cas de complexité ou de multiplicité des demandes, avec information de la personne dans le premier mois. En l’absence de réponse satisfaisante, une réclamation peut être adressée à la CNIL.

11. Mise à jour de la politique

La présente politique peut être modifiée à tout moment afin de refléter une évolution légale, réglementaire, technique ou organisationnelle. La CNIL rappelle que l’information doit être mise à jour en cas de modification substantielle ou d’événement particulier affectant le traitement.

La version publiée sur le site à la date de consultation est celle opposable aux utilisateurs.